POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES WELLI COLOMBIA S.A.S.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES WELLI COLOMBIA S.A.S.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
WELLI COLOMBIA S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.512.972-1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C.,
Correo electrónico: servicioalcliente@welli.com.co Teléfono: 310 524 0287 Sitio web: www.welli.com.co Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m.
2. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Política se adoptan las definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular informando la existencia y formas de acceder a la Política de Tratamiento de la información.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Datos públicos: Datos que no requieren autorización del Titular y pueden circular libremente. Ej.: nombre, número de cédula, estado civil, profesión.
Datos semiprivados: Datos sin naturaleza íntima ni pública, pero de interés para el Titular y ciertos sectores: datos financieros, comportamiento crediticio, actividades comerciales.
Datos privados: Datos que interesan únicamente al Titular y están relacionados con su intimidad.
Datos sensibles: Datos que afectan la intimidad del Titular y cuyo tratamiento indebido puede generar discriminación. Incluye: salud, biometría, origen racial, orientación política, religiosa o sexual.
Datos biométricos: Datos derivados de características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que permiten su identificación única. Incluye fotografías, huellas dactilares e imágenes del documento de identidad utilizadas para validación.
Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Responsable: Persona natural o jurídica que decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional, para la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que actúa como nuevo Responsable del Tratamiento.
Validación de identidad: Proceso por el cual Welli Colombia S.A.S. verifica la identidad del Titular mediante la captura y análisis de fotografías del Titular y de su documento de identidad, con el fin de prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.
3.OBJETIVO Y ALCANCE
3.1 Objetivo Establecer las políticas, procedimientos y responsabilidades aplicables al tratamiento de datos personales dentro del marco organizacional de Welli Colombia S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias vigentes.
3.2 Alcance La presente Política aplica a: • Toda la información personal registrada en las bases de datos de Welli Colombia S.A.S. • Todos los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, cesión, transferencia y transmisión de datos personales. • Los datos biométricos e imágenes recolectados en el proceso de validación de identidad de los Titulares, incluyendo fotografías del Titular y de su documento de identidad. • Todos los colaboradores, encargados y terceros que, en virtud de relación contractual o legal, tengan acceso a los datos personales tratados por Welli Colombia S.A.S.
4.PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales realizado por Welli Colombia S.A.S. se rige por los siguientes principios, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
Legalidad: El tratamiento de datos es una activity reglada que debe sujetarse a la ley.
Finalidad: El tratamiento obedece a finalidades legítimas, informadas al Titular en forma previa y clara.
Libertad: El tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Veracidad: Los datos tratados deben ser veraces, completos, exactos y verificables.
Transparencia: El Titular tiene el derecho a obtener información sobre los datos personales que le conciernen.
Acceso y circulación restringida: Los datos solo podrán ser comunicados a terceros autorizados por el Titular o la ley.
Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas y administrativas para proteger los datos contra accesos no autorizados.
Confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento están obligados a guardar reserva de la información.
5.DATOS RECOLECTADOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
5.1 Directrices generales Welli Colombia S.A.S., en el curso de sus actividades mercantiles y financieras, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, segmentará, transmitirá y transferirá los Datos Personales para las finalidades señaladas en esta Política. Para ello: • Solicitará y conservará la autorización previa, expresa e informada del Titular. • Informará de manera clara y suficiente sobre la finalidad de la recolección. • Garantizará el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. • Informará al Titular, a su solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales. • Tramitará consultas y reclamos dentro de los términos legales.
5.2 Validación de identidad y datos biométricos AVISO IMPORTANTE SOBRE DATOS SENSIBLES Como parte del proceso de vinculación y validación de identidad, Welli Colombia S.A.S. recolecta y trata datos biométricos, incluyendo: (i) fotografía del rostro del Titular; y (ii) fotografía del documento de identidad. Estos datos constituyen datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y su tratamiento requiere autorización expresa del Titular.
Las finalidades específicas del tratamiento de datos biométricos son:
1.Verificar la identidad del Titular para la prestación de productos y servicios financieros y mercantiles, previniendo fraudes y suplantaciones.
2.Cumplir con las obligaciones en materia de conocimiento del cliente (KYC) y prevención de lavado de activos (SARLAFT/SAGRILAFT) exigidas por la regulación financiera colombiana.
3.Conservar el soporte documental de la relación contractual con el Titular.
4.Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.
Los datos biométricos no serán compartidos con terceros para finalidades comerciales o de mercadeo, y únicamente serán transferidos cuando exista obligación legal o contractual que lo justifique, garantizando siempre niveles de seguridad adecuados.
5.3 Finalidades para Clientes Los datos personales de clientes y usuarios serán tratados para las siguientes finalidades:
1. Confirmar, validar, modificar y actualizar la información de los Titulares.
2. Validar y verificar la identidad del Titular para el ofrecimiento y la adecuada prestación de productos y servicios mercantiles y financieros, incluyendo la gestión de cobranza.
3. Velar por el desarrollo de la relación contractual y verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales.
4. Contacto con fines comerciales, legales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual a través de cualquier medio.
5. Realizar análisis estadísticos y encuestas de satisfacción.
6. Transferir o transmitir los datos personales a terceros autorizados, incluyendo cesionarios de crédito.
7. Ofrecer y promocionar productos nuevos y existentes.
8. Acceder a bases de datos de administradoras de pensiones, centrales de riesgo y operadores de información financiera para elaborar puntajes crediticios, herramientas de validación de ingresos, prevención de fraude y gestión del riesgo crediticio.
9. Consultar y reportar datos personales ante centrales de información crediticia sobre el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones.
10. Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, directamente o a través de terceros contratados para tal efecto.
11. Contactar al Titular a través de medios electrónicos (SMS, correo electrónico, WhatsApp, llamadas telefónicas, chat) para el envío de extractos, estados de cuenta, facturas y comunicaciones relacionadas con la relación contractual.
12. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
5.4 Finalidades para datos sensibles Los datos sensibles recolectados (incluidos los de salud) serán tratados con las siguientes finalidades:
1. Conocer las condiciones médicas del Titular para brindar soluciones financieras acordes a su necesidad.
2. Conocer datos de salud, demográficos y socioeconómicos para perfilar al cliente, realizar estudios de crédito, viabilizar relaciones comerciales y/o contractuales, y sugerir alternativas de servicios o productos.
5.5 Finalidades para Aspirantes y Empleados En el marco de la relación laboral, los datos personales serán tratados para:
1. Gestión del ciclo laboral completo: reclutamiento, selección, evaluación del desempeño, nómina, prestaciones sociales y cesantías.
2. Cumplimiento de obligaciones tributarias y de seguridad social ante EPS, ARL, fondos de pensión y cajas de compensación.
3. Protección de la salud, seguridad e infraestructura de la organización.
4. Cumplimiento de requisitos legales, auditorías y requerimientos de autoridades competentes.
5. Ofrecer programas de bienestar corporativo al Titular y sus beneficiarios.
6. Supervisión del cumplimiento del código de conducta y políticas internas, conforme a la legislación aplicable.
5.6 Usuarios y visitantes del sitio web Para usuarios y visitantes de www.welli.com.co, los datos personales se tratan con las siguientes finalidades:
1. Proveer acceso y asegurar el adecuado funcionamiento del sitio web.
2. Mejorar la experiencia de usuario y las funcionalidades de la plataforma.
3. Realizar análisis estadísticos de tráfico y comportamiento en el sitio.
4. Personalizar contenido y anuncios según los intereses del visitante.
5. Ofrecer productos, servicios y programas de fidelización.
6. Proteger la seguridad del sitio web e identificar accesos no autorizados o fraudes.
7. Transferir y transmitir datos a proveedores de servicios de alojamiento, marketing y autoridades competentes.
8.USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO
El sitio web de Welli Colombia S.A.S. utiliza cookies y tecnologías similares (web beacons, píxeles, etiquetas de acción, entre otras) para mejorar la experiencia de navegación y con fines analíticos y publicitarios.
Al ingresar al sitio web, Welli Colombia S.A.S. y sus proveedores de servicios recopilan automáticamente información que incluye: dirección IP, identificación del dispositivo, tipo de navegador, fecha y hora de acceso, páginas visitadas y otros datos de interacción.
Control de cookies: El Usuario puede optar por no autorizar el uso de cookies directamente en el banner de consentimiento disponible en el sitio web. Adicionalmente, puede gestionar sus preferencias desde la configuración de su navegador o dispositivo.
7.DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar: Sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento, incluso cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
Solicitar prueba de autorización: Obtener prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo las excepciones legales del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado: Sobre el uso dado a sus datos personales, previa solicitud al Responsable o Encargado.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: Salvo que exista deber legal o contractual de conservar la información.
Acceso gratuito: A sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Abstenerse de responder: Preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
Presentar quejas ante la SIC: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
8.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (PQR)
8.1 Canales de atención Los Titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales: • Correo electrónico: servicioalcliente@welli.com.co • Teléfono: 310 524 0287 • Sitio web: www.welli.com.co/contacto • Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a.m. – 5:00 p.m.
8.2 Requisitos mínimos de la solicitud Para radicar una solicitud, el Titular deberá proporcionar:
1. Nombre completo, tipo y número de documento de identidad.
2. Datos de contacto: dirección física y/o electrónica, teléfonos.
3. Medio preferido para recibir la respuesta.
4. Motivos y hechos que dan lugar a la solicitud.
5. Descripción del derecho que desea ejercer.
6. Firma (física o digital) y número de identificación.
8.3 Términos de respuesta • Consulta: Término máximo de 10 días hábiles (prorrogable por 5 días hábiles adicionales con justificación). • Reclamo o PQR: Término máximo de 15 días hábiles (prorrogable por 8 días hábiles adicionales con justificación). • Solicitud incompleta: 5 días calendario para requerir información adicional al Titular.
9.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Welli Colombia S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido o divulgación. Dichas medidas atenderán las guías impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en su calidad de autoridad de protección de datos personales y serán especialmente rigurosas respecto de los datos biométricos y sensibles.
Para los datos biométricos recolectados durante la validación de identidad, Welli Colombia S.A.S. aplicará como mínimo: • Cifrado en tránsito y en reposo mediante estándares reconocidos. • Control de acceso basado en roles, con acceso restringido al personal estrictamente necesario. • Contratos de confidencialidad y tratamiento de datos con todos los proveedores tecnológicos que procesen imágenes biométricas. • Procedimientos documentados de respuesta ante incidentes de seguridad.
10.TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
Los Titulares aceptan que Welli Colombia S.A.S. puede utilizar terceros ubicados en territorio nacional o internacional para el Tratamiento de sus Datos Personales, cuando sea necesario para la ejecución de los contratos celebrados.
En toda transmisión o transferencia internacional de datos, Welli Colombia S.A.S. garantizará: • La existencia de un vínculo contractual con el tercero receptor. • Que el tercero cuente con estándares de seguridad equivalentes a los adoptados por Welli Colombia S.A.S. • La no transferencia de datos biométricos a terceros para fines distintos a los expresamente autorizados.
11.AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La recolección y tratamiento de datos personales por parte de Welli Colombia S.A.S. estará precedida de la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual podrá otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir el consentimiento.
Tratándose de datos sensibles, incluidos los datos biométricos recolectados en el proceso de validación de identidad (fotografía del Titular y de su documento de identidad), la autorización deberá ser: • Explícita e informada sobre la naturaleza sensible de los datos. • Voluntaria, sin que su negativa implique perjuicio para el Titular fuera del contexto propio del servicio solicitado. • Otorgada a través de mecanismos que permitan verificar su existencia y fecha.
Autorización expresa requerida: El proceso de validación de identidad de Welli implica la captura y tratamiento de su fotografía y la imagen de su documento de identidad. Estos datos son de naturaleza sensible y biométrica conforme a la Ley 1581 de 2012. Su autorización para este tratamiento específico será solicitada de forma explícita, con indicación clara de las finalidades y el tratamiento que se les dará a dichas imágenes.
12.RETENCIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
Los datos personales se conservarán por el tiempo estrictamente necesario para cumplir las finalidades de su recolección y durante el término previsto en las disposiciones legales aplicables, en particular: • Datos de la relación contractual: mientras subsista la relación y hasta la prescripción de las acciones derivadas de ella. • Datos crediticios: conforme a los términos previstos en la Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data financiero). • Datos de empleados: mientras subsista la relación laboral y por el tiempo exigido por la legislación laboral y tributaria. • Datos biométricos para validación de identidad: el tiempo necesario para completar la validación y el plazo mínimo exigido por la normativa SARLAFT/SAGRILAFT para conservación de documentos KYC.
Vencidos los plazos de conservación, Welli Colombia S.A.S. procederá a la eliminación segura o anonimización de los datos personales.
13.LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales se sujetará a la normativa de protección de datos personales vigente en Colombia. Las autoridades competentes para la resolución de controversias serán las de la República de Colombia, incluyendo la Superintendencia de Industria y Comercio como autoridad de protección de datos personales.
14.VIGENCIA Y CONTROL DE CAMBIOS
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 1 de enero de 2025 y estará disponible permanentemente en www.welli.com.co/privacidad. Cualquier modificación sustancial será notificada a los Titulares con al menos 10 días de anticipación a su entrada en vigencia.
Historial de versiones:
Versión 1.0 (Fecha: 27/02/2023) - Emisión inicial. Aprobado por Dirección General. Versión 2.0 (Fecha: 26/12/2023) - Modificación general. Aprobado por Dirección General. Versión 3.0 (Fecha: 08/06/2026) - Incorporación de tratamiento de datos biométricos (validación de identidad), nuevas definiciones, sección de retención y supresión, refuerzo de seguridad y actualización normativa. Aprobado por Dirección General.
Control de Cambios
Versión 1
Emisión inicial
[27-02-2023]
Versión 2
Modificación
[26-12-2023]
Versión 3
Modificación
[11-07-2026]