POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES WELLI COLOMBIA S.A.S.
1. Responsable del Tratamiento
WELLI COLOMBIA S.A.S., sociedad comercial legalmente constituida de conformidad con las leyes de Colombia, identificada con el NIT 901.512.972 - 1, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., en la dirección Cr 13 A # 98-21 Of 301. Correo electrónico: servicioalcliente@welli.com.co. Teléfono: 3105240287 y Página web: www.welli.com.co.
2. Definiciones
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
· Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.
· Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
· Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
· Datos Públicos: Se trata de datos con los cuales se accede a información y no requieren la autorización del titular. Pueden circular de forma libre en la sociedad, como, por ejemplo, el nombre y apellido de una persona, el número de la cédula, los relacionados con estado civil, la profesión, oficio, entre otros. Por su naturaleza, estos datos pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Datos Semiprivados: Son datos que no tienen una naturaleza intima, reservada ni pública, sin embargo, puede interesar a su titular y ciertos sectores de la sociedad, como lo son datos financieros, comportamiento crediticio, actividades comerciales, entre otros.
· Datos Privados: Son datos que interesan únicamente a su titular y están estrechamente relacionados con la intimidad de la persona.
· Datos Sensibles: Son datos que afectan la intimidad de la persona que por su naturaleza en algunas ocasiones pueden generar discriminación. Por ejemplo, datos de la salud, intimidad sexual, biométricos, origen racial, orientación política y religiosa.
· Responsable del Tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base datos y/o el tratamiento de estos.
· Encargado del Tratamiento: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
· Ley de Protección de Datos Personales: Se refiere a la 1581 de 2012, decretos reglamentarios que la complementen y/o modifiquen y cualquier otra normativa complementaria.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
· Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento de estos datos.
· Transmisión de datos personales: Implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
· Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Esta puede ser realizada por el responsable o el Encargado de los datos personales.
3. Objetivo
Establecer las políticas, procedimientos y responsabilidades aplicables a la ley de protección de datos personales dentro del marco organizacional de Welli Colombia S.A.S. Así mismo, establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, supresión, cesión, transferencia y trasmisión de los datos personales tratados por Welli Colombia S.A.S.
4. Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de Welli Colombia S.A.S., quien actúa en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales.
La política de protección de datos personales está orientada para que toda persona pueda conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información contenida en las bases de datos o demás archivos y generar reclamos de acuerdo con lo definido en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre del 2012, así como los demás derechos, obligaciones y responsabilidades, contenidas en la normatividad vigente.
5. Directrices y Finalidades
Welli Colombia S.A.S., en el curso de sus actividades mercantiles y financieras, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales para cumplir las finalidades y directrices señaladas en el presente clausulado.
5.1 Directrices
o Solicita y conserva, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
o Informa de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
o Garantiza al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
o Informa a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
o Tramita las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Asimismo, Welli Colombia S.A.S., en su calidad de responsable, y los encargados del Tratamiento de Datos Personales y/o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Legislación Aplicable, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento de Datos Personales para la consecución de las siguientes finalidades:
5.2 Finalidades
Datos sensibles
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades: (i) conocer las condiciones médicas del Titular, desarrollando así un perfil sobre este y brindando la solución financiera acorde a su necesidad; (ii) conocer datos de salud, demográficos y socioeconómicos para perfilar el cliente, realizar estudio de crédito, viabilidad de las relaciones comerciales y/o contractuales y sugerir alternativas de servicios o productos acorde a su requerimiento.
Clientes
(i) Confirmar, validar, modificar y actualizar la información de los Titulares; (ii) Validar y verificar la identidad del Titular para el ofrecimiento y la adecuada prestación de productos y servicios mercantiles y financieros de Welli Colombia S.A.S. a través de cualquier medio o canal, incluyendo la gestión de cobranza; (iii) Velar por el desarrollo de la relación contractual y verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales; (iv) Contacto con fines comerciales, legales de mercadeo y de gestión de la relación contractual a través de cualquier medio; (v) Describir los mecanismos y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares; (vi) Identificar al responsable de atender las consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales; (vii) Realizar análisis estadísticos; (viii) Llevar a cabo encuestas de satisfacción y calidad del servicio a los Titulares; (ix) Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de Welli Colombia S.A.S.; (ix) Transferir o transmitir los Datos Personales a terceros, a discreción de Welli Colombia S.A.S., así como a quien resulte Titular de los derechos de crédito por virtud de la cesión del crédito o a quien estos designen; (xii) Ofrecer y promocionar productos nuevos y existentes; (xiii) Acceder a los Datos Personales contenidos en la base de datos de administradoras de pensiones y demás terceros operadores de información financiera para: (a) Elaborar puntajes (scores) crediticios, herramientas de validación de ingresos, herramientas predictivas de ingresos, herramientas para evitar el fraude, la suplantación y en general, adelantar una adecuada gestión del riesgo crediticio y (b) Compararla, contrastarla y complementarla con la información financiera, comercial, crediticio, de servicios obrante en centrales de información crediticia y/o operadores de bases de datos de información financiera, comercial, crediticia, entre otros; (xiv) Consultar los Datos Personales en las centrales de información para conocer el desempeño como deudor, capacidad de pago o para valorar el riesgo futuro de conceder un crédito; (xv) Reportar a las centrales de información, sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones por concepto de la prestación del servicio o por cualquier otra obligación que haya adquirido con Welli Colombia S.A.S., o quien este designe; (xvi) Suministrar a las centrales de información, datos relativos a las solicitudes de crédito, así como a otros atinentes a las relaciones comerciales, financieras y en general, socioeconómicas, entre otras; (xvii) crear un perfil de riesgo crediticio;(xiii) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información por parte de Welli Colombia S.A.S. o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto, (xix) Acceder a los Datos Personales contenidos en la base de datos de administradoras de pensiones y demás terceros como burós de crédito o centrales de riesgo, operadores de información de Seguridad Social y Proveedores Tecnológicos de Facturación y Nómina Electrónica. (xx) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. (xxi) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio. (xxii) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
Aspirantes y Empleados
(i) La gestión de las actividades de trabajo y personal en general, incluido el reclutamiento, tasaciones, gestión del rendimiento, promociones y planificación de la sucesión, recontrataciones, la administración de sueldos y administración de pagos y comentarios, los salarios y otros premios tales como las opciones sobre acciones, subvenciones de acciones y bonos, la asistencia sanitaria, pensiones y planes de ahorro y la creación y mantenimiento de directorios internos de empleados; (ii) Comunicarse con los trabajadores; (iii) Proteger la salud y seguridad de los empleados y otras personas, la protección y el mantenimiento de la infraestructura de TI, equipo de oficina, instalaciones y otros bienes; (iv) Cumplir con requisitos legales y otros, tales como deducciones del impuesto sobre la renta y del seguro nacional, conservación de registros y obligaciones de información, políticas de acceso físico, la realización de auditorías, facilitar el cumplimiento de las inspecciones gubernamentales y otras solicitudes del gobierno u otras autoridades públicas, que responden a procesos legales tales como citaciones, persecución de derechos y remedios legales, defensa de litigios y manejar cualquier queja o reclamación interna, realizar investigaciones y cumplir con políticas y procedimientos internos; (v) Proteger, hacer cumplir o defender los derechos legales, la privacidad, la seguridad o la propiedad de la Compañía, sus filiales o sus empleados, agentes y contratistas (incluida la aplicación de los acuerdos y términos de uso relevantes); (vi) Proteger la seguridad, privacidad y protección de los usuarios de los productos o servicios de la Compañía o miembros del público; o (vii) Proteger contra el fraude o para fines de gestión de riesgos; (viii) Supervisión de cumplimiento del código de conducta y las políticas internas, de conformidad con las políticas y procedimientos de la Compañía con respecto a la vigilancia de teléfono, correo electrónico, internet y otros recursos de la empresa, y otras actividades de supervisión según lo permitido por la legislación; (viii) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información por parte de Welli Colombia S.A.S. o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto, (ix) Acceder a los Datos Personales contenidos en la base de datos de administradoras de pensiones y demás terceros como , operadores de información de Seguridad Social y Proveedores Tecnológicos de Facturación y Nómina Electrónica. (x) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por Welli con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley. (xi) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente). (xii) Suministrar la información a terceros como EPS, Cajas de compensación, ARL, Fondos de pensión, entre otros, con los cuales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
6. Usuarios y visitantes de la página web de Welli Colombia S.A.S. https://www.welli.com.co/
(i) Proporcionar acceso a la página web de Welli Colombia S.A.S. y ponerla a disposición de los usuarios y visitantes; (ii) Asegurar el adecuado funcionamiento de la página web; (iii) Mejorar su experiencia de usuario, así como la presentación, características y funcionalidades de la página web de Welli Colombia S.A.S.; (iv) Recordar sus preferencias; (v) Ofrecer productos y servicios, programas de fidelización, promociones y descuentos y servicios a través de la página web; (vi) Realizar perfiles de los Usuarios y Visitantes de la Plataforma a partir de sus preferencias de consumo, de su comportamiento y actividad en la página web, en páginas web de terceros vinculadas a la página web de Welli Colombia S.A.S., y en buscadores, interfaces de aplicaciones, redes sociales y cualquier otra interfaz o funcionalidad vinculada a la página web de Welli Colombia S.A.S.; (vii) Realizar referencias geográficas para ofrecer contenido personalizado de acuerdo con la ubicación (viii) Personalizar la página web y los anuncios de acuerdo a los gustos e intereses de los Usuarios y Visitantes según el monitoreo y seguimiento de su actividad en la página web, en páginas web de terceros vinculadas a la página web de Welli Colombia S.A.S., y en buscadores, interfaces de aplicaciones, redes sociales y cualquier otra interfaz o funcionalidad vinculada a la página web de Welli Colombia S.A.S.; (ix) Registrar patrones de uso y comportamiento y hacer seguimiento, registro y rastreo de la actividad de los Usuarios y Visitantes en la página web de Welli Colombia S.A.S., en páginas web de terceros vinculadas a la página web de Welli Colombia S.A.S., y en buscadores, interfaces de aplicaciones, redes sociales y cualquier otra interfaz o funcionalidad vinculada a la página web de Welli Colombia S.A.S.; (x) Vigilar y asegurar el correcto uso de la página web por parte de los Usuarios y Visitantes e identificar cualquier intento de infracción a las medidas de seguridad o medidas tecnológicas de protección de la página web, uso indebido, fraude, o actividad ilegal a través o en la página web de Welli Colombia S.A.S.; (xi) Precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (xii) Construir bases de datos; (xiii) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información por parte de Welli Colombia S.A.S. o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto, acceder a los Datos Personales contenidos en la base de datos de administradoras de pensiones y demás terceros como burós de crédito o centrales de riesgo, operadores de información de Seguridad Social y Proveedores Tecnológicos de Facturación y Nómina Electrónica; (xiv) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados para optimizar el funcionamiento de la página web de Welli Colombia S.A.S. y analizar el tráfico en la página web de Welli Colombia S.A.S. y en páginas y sitios web terceros; (xv) Transferir y transmitir a terceros, incluso en países sin un nivel adecuado de protección, a empleados, contratistas, y proveedores de servicios externos de alojamiento y administración de contenido de Welli Colombia S.A.S., agencias de publicidad y marketing, y autoridades en el ejercicio de sus funciones administrativas o judiciales; (xvi) Proteger, hacer cumplir o defender los derechos legales, la privacidad, la seguridad o la propiedad de la Compañía, sus filiales o sus empleados, agentes y contratistas (incluida la aplicación de los acuerdos y términos de uso relevantes); y (xvii) Proteger la seguridad, privacidad y protección de los usuarios de los productos o servicios de la Compañía, Usuarios o Visitantes de la página web, y miembros del público.
6.1 Uso de cookies
La página web de Welli Colombia S.A.S. utiliza “cookies” y otras tecnologías similares de seguimiento en línea y de publicidad, como web beacons, etiquetas de píxeles o gif, etiquetas de acción, cookies Flash, píxeles, kits de desarrollo de software, interfaces de programación de aplicaciones, balizas web, entre otros. Cuando los Usuarios y Visitantes ingresan al sitio web, Welli Colombia S.A.S. y otros prestadores de servicios que operan en nombre de Welli Colombia S.A.S. o a través de la página web de Welli Colombia S.AS., recopilan y almacenan automáticamente información que incluye, pero no se limita a: la dirección IP o la identificación del dispositivo asignada al dispositivo final, la identificación de la plataforma, computador, dispositivo móvil, o cualquier otro dispositivo o mecanismo a través del cual accede a la página web, contenido texto e imágenes, así como archivos de datos proporcionados para descargar, las actividades de los usuarios en la página web, el tipo de browser de navegación, así como la fecha y hora de ingreso y uso, cookies, huellas digitales, web logs, web beacons, web crawlers, entre otros.
Welli Colombia S.A.S. recopila información independientemente de si el Usuario o Visitante ha iniciado sesión o está registrado o no, y puede asociar dichos datos de seguimiento a su cuenta (si tiene una). Además, los anunciantes y terceros pueden recopilar información sobre su actividad en la página web de Welli Colombia S.A.S., y cualquier otro sitio web vinculado a Welli Colombia S.A.S., en dispositivos relacionados con el Titular y en sitios y aplicaciones de terceros mediante cookies y otras tecnologías de seguimiento y publicidad.
El Usuario o Visitante puede optar por no autorizar el uso de cookies a Welli Colombia S.A.S. directamente en la página web, y también puede elegir controlar las cookies, el uso de tecnologías de seguimiento y publicidad a través de las configuraciones y los controles de sus dispositivos (por ejemplo, puede reconfigurar el identificador de publicidad de su dispositivo móvil u optar por no recibir anuncios basados en sus intereses).
7. Derechos de los Titulares
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley de Habeas Data.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
- Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de la Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes, si así lo desea.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de industria y Comercio haya terminado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
8. Atención de Peticiones Consultas y Reclamos
Estos derechos los podrá ejercer a través de los canales o medios dispuestos por WELLI COLOMBIA S.A.S., para la atención al público, la línea de atención nacional 310 5240287, el correo electrónico servicioalcliente@welli.com.co, cuya información puedo consultar en https://www.welli.com.co/contacto.
El área de atención al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los Titulares para hacer efectivos sus derechos y estará disponible de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
8.1 Procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Welli Colombia S.A.S. presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.
Para la radicación y atención de sus requerimientos le solicitamos suministrar la siguiente información:
a) Nombre completo y apellidos, tipo de identificación y número de identificación.
b) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
c) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
d) Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo.
e) Breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
f) Firma, nombre y número de identificación.
Su petición será resuelta dentro del término que prevé el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) modificado por la ley 1755 de 2015.
El término máximo previsto por la ley para resolver su solicitud es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Welli Colombia S.A.S. informará al interesado los motivos de impedimento y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Sin embargo, si la solicitud es difícil compresión o está incompleta, es posible requerir al Titular para que proporcione una aclaración o la nueva información pertinente, dentro de los siguientes cinco (5) días calendario.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.
9. Seguridad de la información y medidas de seguridad
Welli Colombia S.A.S. es una sociedad comprometida con la protección de los datos personales, por lo tanto, realizará las adecuaciones tecnológicas pertinentes para la conservación de sus bases de datos, protegiendo así la información de sus clientes.
Para dichas medidas atenderá las guías impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio en su calidad de autoridad de protección de datos personales.
10. Transmisión Internacional de Datos Personales
Los Titulares aceptan que Welli Colombia S.A.S. utiliza terceros, que pueden ubicarse en territorio nacional o internacional, para el Tratamiento de sus Datos Personales y autorizan a Welli Colombia S.A.S. y a dichos terceros para el Tratamiento de dichos Datos Personales. Los Titulares aceptan y conocen que la Transmisión de los Datos Personales es necesaria para la ejecución de los contratos celebrados con Welli Colombia S.A.S.
En todo caso, la Transmisión de los Datos Personales se realiza únicamente a Terceros con quien Welli Colombia S.A.S. tenga un vínculo contractual y cuenten como mínimo con los estándares de seguridad previamente adoptados por Welli Colombia S.A.S.
11. Ley y Jurisdicción
Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la de Colombia.
12. Vigencia
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del _01_ de enero de 2023. Su modificación a partir de la publicación en la dirección electrónica https://www.welli.com.co/privacidad
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado o exista un deber legal de conservarlos.
Control de Cambios
Versión 1
Emisión inicial
[27-02-2023]
Versión 2
Modificación
[26-12-2023]